Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste

 

1 REKISTERIN NIMI

Suomen NLP-yhdistyksen jäsenrekisteri, Suomen NLP-yhdistys ry:n tapahtumahallintajärjestelmä

 

2 REKISTERINPITÄJÄ

Nimi: Suomen NLP-yhdistys ry

Verkkosivut: www.nlpyhdistys.fi

sähköposti: info@suomennlpyhdistys.fi

postiosoite: Suomen NLP-yhdistys ry C/O Vuorenjuuri 40, 00410 Helsinki

y-tunnus: 1087058-7

 

2.1 Rekisteriasioista vastaava henkilö

puheenjohtaja Tuuli Paltemaa, p. +358 50 414 5179

postiosoite: Vuorenjuuri 40, 00410 Helsinkii

info@suomennlpyhdistys.fi

 

3. TIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS

Tietojen käyttötarkoituksena on Suomen NLP-yhdistys ry:n jäsenten palvelu ja jäsenyyden hoito, jäsentietojen ylläpitäminen, viestintä sekä jäsentietojen käsittely ja laskutus.

Jäsen voi kieltäytyä vastaanottamasta esimerkiksi uutiskirjeitä klikkaamalla kirjeessä olevaa linkkiä (haluan poistua uutiskirjelistalta) tai ilmoittamalla asiasta info@suomennlpyhdistys.fi.

Jäsenellä on milloin tahansa oikeus tarkistaa, muuttaa ja poistaa itseään koskevia tietoja rekisteristä. Rekisterin asiakastietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Tietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

1. rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
2. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
3. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

4. KUVAUS REKISTERÖITYJEN RYHMÄSTÄ

Rekisteri sisältää tietoja Suomen NLP-yhdistyksen henkilöjäsenistä ja yritys/yhteisöjäsenistä (yrityksen/yhteisön nimi ja henkilön nimi ja sähköpostiosoite, posti- ja laskutusosoite sekä puhelinnumero, muut henkilön/yrityksen/yhteisön antamat tiedot).

5. KUVAUS REKISTERÖITYIHIN LIITTYVISTÄ TIEDOISTA

Henkilörekisteriin tallennettavat tiedot ovat käyttäjien itsensä antamia tietoja tai Suomen NLP-yhdistys ry:n edustajan jäsenen suostumuksella rekisteriin toimittamia tietoja.

Rekisterissä voidaan käsitellä rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

• henkilön nimi ja titteli
• yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• jäsenyyden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen), rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, selain, selainversio, sivu, jolta rekisteröity on siirtynyt sivuillemme) sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot
• viestintään ja markkinointiin liittyvät tiedot
• jäsenyyden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot
• edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot

6. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröity henkilö voi käyttää Henkilötietolain mukaista tarkastusoikeuttaan esittämällä tätä tarkoittava pyyntö Suomen NLP-yhdistys ry:lle omakätisesti allekirjoitetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisella etukäteen sovittavalla käynnillä puheenjohtajan kanssa.

Henkilökohtaisen käynnin yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä. Suomen NLP-yhdistys ry oikaisee, täydentää ja poistaa tarvittaessa oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn perustellusta vaatimuksesta rekisterissä olevan virheellisen, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon. Lisäksi rekisteröityneellä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää luovuttamasta tietojaan suoramarkkinointitarkoituksiin.

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet (GDPR):

1. oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot (GDPR 15 art.). Nämä kuvatut perustiedot (i)–(vii) annetaan rekisteröidylle henkilölle tällä lomakkeella;
2. oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.);
3.  oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin (GDPR 16 art.);
4. oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.);
5. oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18 art.);
6. oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.);
7. oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.). Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

7. REKISTERIN LUOTTAMUKSELLISUUS, SÄILYTYS JA SUOJAUS

Jäsenrekisteriä käsitellään luottamuksellisena ja se on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. IT-järjestelmät, joissa tietoja käsitellään, on sijoitettu fyysisesti sellaiseen paikkaan, että asiaankuulumattomilla tahoilla ei ole pääsyä rekisteritietoihin. Järjestelmä on suojattu palomuurilla. Häiriötilanteiden varalta tiedot varmistetaan varmuuskopioimalla. Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Jäsenrekisteritietoja käsitteleviä ja palvelun sen tarjoavalta taholta hankkineen Suomen NLP-yhdistyksen luottamustoimessa toimivia sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, esimerkiksi henkilöjäsenen/yritys- tai yhteisöjäsenen omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä. Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytänteidensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Suomen NLP-yhdistys ry:llä on lisäksi käytössään tapahtumahallintajärjestelmä, jossa hallinnoidaan yhdistyksen järjestämiä tapahtumia sekä sen ylläpitämässä koulutuskalenterissa julkaistavia koulutus-, valmennus- ja tapahtumailmoituksia. Tapahtumahallintajärjestelmä ja jäsenrekisterijärjestelmä ovat erilliset järjestelmät. Tapahtumahallintajärjestelmään on pääsy asianomaisilla luottamushenkilöillä.

8. EVÄSTEET

Käytämme evästeitä verkkosivustomme käytön helpottamiseksi. Evästeet ovat yleisesti sivustoilla käytössä olevia tiedostoja, jotka selain tallentaa koneen kiintolevylle, jotta verkkosivustoamme voidaan käyttää. Käytämme evästeitä, jotta saisimme paremman kuvan siitä, kuinka verkkosivustoamme käytetään. Evästeiden avulla voimme myös parantaa käytettävyyttä. Evästeet kertovat esimerkiksi, onko käyttäjä vieraillut sivuillamme aiemmin, vai onko kyseessä uusi käyttäjä. Käyttämiimme evästeisiin ei tallennu henkilötietoja, eikä muita sellaisia tietoja, joiden perusteella käyttäjä voitaisiin jäljittää tai tunnistaa. Jos et halua vastaanottaa evästeitä, muuta Internet-selaimen asetuksia niin, että kaikki evästeet poistetaan koneen kovalevyltä, kaikki evästeet estetään tai evästeen mahdollisesta tallentamisesta varoitetaan.

9. LISÄTIEDOT

Tiedusteluja ja palautetta rekisteristä voi lähettää sähköpostitse: pj@suomennlpyhdistys.fi